創立70周年記念式典及び創立70周年記念祝賀会　事前案内実施 収支決算(案)並びに剰余金処分(案)・事業報告書(案)承認の件

審議

●	ファイル名	：	shu09rs01
●	事業名	：	創立70周年記念式典及び創立70周年記念祝賀会　事前案内実施
●	テーマ	：
●	委員会名			：	70周年記念委員会	●	：	委員長名	：	早川　諒
●	文書作成者役職			：	委員長	●	：	文書作成者氏名	：	早川　諒
●	議案上程日			：	2025年09月04日	●	：	確認日	：	2025年09月01日

事業要項（企画）

1．実施に至る背景

創立70周年記念式典及び創立70周年記念祝賀会は、節目の年として四日市青年会議所の今後の運動指針を示し、関係者各位からご賛同いただく重要な機会です。しかし、ご参加いただく方々が毎年減少しており、参加人数が少なければその効果も薄れてしまいます。そこで、本年が四日市青年会議所にとって記念すべき70周年であることを早期に伝えるとともに、全現役会員が協力し参加促進を図る必要があると考え、本議案を上程いたします。

2．目的

【対内】

創立70周年記念式典及び創立70周年記念祝賀会の日程を早期に認識し、記念式典、祝賀会に向け取り組む意欲の向上を目的とします。

【対外】

創立70周年記念式典及び創立70周年記念祝賀会の日程を早期に認識し、より多くの方が参加する意欲を高めていただくことを目的とします。

3．連携する外部／

内部パートナー種別

なし

4．実施日と実施前後のスケジュール(結果)

■実施日

実施日は下表のとおり。

■実施前後のスケジュール（結果）

いつ	どこで	なにを
2025年1月4日（土）	ルーム	審議可決
2025年1月15日（水）		定発の配信 （正会員、賛助会員、研修生）
2025年1月22日（水）		事前案内文の配信 （雨港國際青年商會）
2025年1月24日（金）	出向者を励ます会	事前案内文の配付 （県内LOM理事長、三重BC役員）
2025年1月28日（火）		事前案内文の発送 （来賓、来訪JC）
2025年2月10日（月）	第2回東海地区役員会議	事前案内文の配付 （東海地区役員）
2025年3月3日（月）		事前案内文の発送 （四日市JCシニアクラブ）

5．実施場所(結果)

【実施場所】

なし

6．事業内容(結果)

■目的達成の検証（具体的手法の検証）

＜対内目的＞

創立70周年記念式典及び創立70周年記念祝賀会の日程を早期に認識し、記念式典、祝賀会に向け取り組む意欲の向上を目的とします。

（アンケート結果）

	目的に達した 根拠	目的に達しなかった 根拠
1.創立70周年記念式典、祝賀会の事前案内は、創立70周年記念式典、祝賀会に取り組む意欲を高めるきっかけとなりましたか。	はい 35名 （92.1%）	いいえ 3名 （7.9%）

【事業目的に達した点】

設問1.創立70周年記念式典、祝賀会の事前案内は、創立70周年記念式典、祝賀会に取り組む意欲を高めるきっかけとなりましたか。

はい：35名(92.1%)

事前案内をしたことによって、70周年記念式典、祝賀会に対する強い思いや重要性を理解していただくことにつながったと考えられる。また、早期に日程の審議を取ることで、来賓、来訪JC、四日市JCシニアクラブ会員の皆様へのお声がけするきっかけが生まれ、対外に発信することへの意欲向上にもつながった。

【事業目的に達しなかった点】

設問1.創立70周年記念式典、祝賀会の事前案内は、創立70周年記念式典、祝賀会に取り組む意欲を高めるきっかけとなりましたか。

いいえ：3名(7.9%)

事前案内と取り組む意欲には相関がないため、目的の達成にはつながらなかったというご意見があり、なぜ事前案内を行うのか、事前案内を行うことでどのような意識を持っていただきたいか、どのように行動していただきたいかをより具体的に説明する必要があった。

【対内目的全体の検証】

アンケート結果から、事前案内を行ったことで、現役会員の70周年記念式典、祝賀会への取り組み意欲を高めることにつながったと考えられる。さらに、5月度例会及び5月度事業の参加者から、対外への発信や問い合わせ対応等を円滑に行うことができたというお声をいただいており、参加動員を図るうえで有効であったと考えられる。一方で、全員の意欲を高めることができなかったことから、事前案内に加え、70周年記念式典の告知動画、先輩からのメッセージ動画等を配信し、参加する意義を見出せる仕掛けが必要であった。

＜対外目的＞

創立70周年記念式典及び創立70周年記念祝賀会の日程を早期に認識し、より多くの方が参加する意欲を高めていただくことを目的とします。

（アンケート結果）

	目的に達した 根拠	目的に達しなかった 根拠
1. 創立70周年記念式典・祝賀会の事前案内は、創立70周年記念式典・祝賀会にご参加いただくきっかけとなりましたか。	はい 99名 （96.1%）	いいえ 4名 （3.9%）

【事業目的に達した点】

設問1.創立70周年記念式典・祝賀会の事前案内は、創立70周年記念式典・祝賀会にご参加いただくきっかけとなりましたか。

はい：99名(96.1%)

アンケート結果から、事前案内が70周年記念式典、祝賀会へご参加いただくきっかけになったと考えられる。対外参加者の一部へヒアリングしたところ、「事前案内をしてくれていたおかげで、早期から予定を組むことができた。」や「70周年記念を大切にしている気持ちが伝わった。」などの回答があり、早期に案内を行ったことで、より多くの方にご参加いただくことができたと考えられる。一方で、平日開催であり、どうしても仕事の都合で参加できない方がいたので、平日であれば夕方の時間帯にするなど、できる限り参加しやすい工夫も必要であった。

【事業目的に達しなかった点】

設問1.創立70周年記念式典・祝賀会の事前案内は、創立70周年記念式典・祝賀会にご参加いただくきっかけとなりましたか。

いいえ：4名(3.9%)

ご参加いただいた方の中にも、事前案内はご参加いただくきっかけにならなかったというヒアリングでの回答が見られたことから、事前案内に加え、70周年記念式典の告知動画、先輩からのメッセージ動画等の工夫が必要である。いいえと回答された方の中には、「はじめから行くつもりだった。」からいいえと回答したという方もいたので、「事前案内は効果的な方法だと思いますか。」など、設問の表現をより工夫する必要であった。

【対外目的全体の検証】

アンケート結果から、事前案内が多くの方にご参加いただくきっかけになったと考えられる。また、事前案内後にお会いする方から「気合入っているね」「楽しみにしているね」「頑張ってね」等、お声がけいただく機会が多く、今年は四日市青年会議所の70周年記念式典、祝賀会があると印象付けることができたと考えられる。一方で、そもそも参加する気がない方々には事前案内に加え、70周年記念式典の告知動画、先輩からのメッセージ動画を配信するなど、より意識を高めるきっかけとなる仕掛けが必要である。

■実施上の問題点と対策

【予算上の問題点】

(問題1)発送部数が変更(78通→76通)となり予算に差異が生じた。

(対策1-1)日本青年会議所外口会頭への案内は日本青年会議所が公開している会頭依頼フォームを使用する必要があったため、来訪JCリストの備考欄に記載し、引継ぎを行う。

(対策1-2)LOMメンバー間で連携を取り、案内状発送先や直近の会議日程等を共有し、手渡しとするか発送とするかを決定する必要がある。

(問題2)閉店間際の対応となり、現金を持ち合わせていなかったことで、クレジットカードでの支払いをしてしまった。

(対策2-1)問題が生じる可能性を想定し、時間に余裕を持って行動する必要がある。

(対策2-2)クレジットカードを使用してはいけないことを財務マニュアル等に明記する。

(問題3)事前案内を郵送したことで郵送費が発生した。

(対策3)メール配信とすることで予算をかけずに案内が行える。

【参加推進上の問題点】

なし

【設営上の問題点】

(問題1)郵送物が宛先不明で返ってくるケースが複数あった。

(対策1)住所変更や修正漏れ等があった場合は、確認したメンバーが事務局へ連絡を行い、修正の依頼を行う。その際、住所録（宛先リスト）の修正も必ず行う。また、専務理事が中心となって修正依頼フォームを作成、配信、管理する必要がある。

(問題2)他資料と同封にて発送を行う予算組みをしていたが、発送のタイミングが3月になったことで、四日市JCシニアクラブ会員への事前案内が遅れた。

(対策2)発送時期に期限があるものは単独で発送する。

(問題3)事前案内は対象者以外に広報する必要がないため、SNS(Instagram、Facebook)での配信は不要であったが、議案上に記載されていた。

(対策3)事業の対象者を明確にし、適切な広報戦略を設定する必要がある。

(問題4)事前案内の目的検証アンケートを5月度例会で取ったため、当日欠席した会員へ別途ヒアリングが必要となった。

(対策4)アンケート自体を分けたほうがシンプルではあるが、事業の性質上、同一アンケートで依頼が必要となる場合は当日欠席者でも回答ができるような回答項目とする必要がある。

【運営上の問題点】

なし

【運動上の問題点】

なし

7．対象者及び参加員数(結果)

【対内】※合計39部（定発にて配信）

正会員・・・36部

研修生・・・1部

賛助会員・・・2部

※正会員、賛助会員、研修生は、2024年12月11日時点

	70周年事前案内部数 （予定）	70周年事前案内部数 （結果）
来賓（報道関係含む）	67部	67部
来訪青年会議所	51部	51部
雨港國際青年商會	1部	1部
四日市JCシニアクラブ会員	471部	471部
正会員	36部	36部
賛助会員	2部	2部
研修生	1部	1部
合計	629部	629部

【対外】※合計590部　内76部は郵送

来　　賓（公職関係）・・・45部（内45部郵送）　（来賓リスト）

来　　賓（報道関係）・・・22部（内22部郵送）　（来賓リスト）

来訪JC・・・51部（内9部郵送）　（来訪JCリスト）

四日市JCシニアクラブ会員・・・471部　（四日市JCシニアクラブ会員一覧表）

※四日市JCシニアクラブ会員へは2025年度基本資料と同封にて郵送

雨港國際青年商會・・・1部（メールにて配信）

8．広報戦略(結果)

01

審議可決後、以下の広報戦略を実施します。

�@雨港國際青年商會、四日市JCシニアクラブ会員、正会員、賛助会員、研修生へ定発を配信。

【結果】1月15日(水)に正会員、賛助会員、研修生に向けて定発を配信していた。また、1月22日(水)に雨港國際青年商會に向けて事前案内文を配信し、3月3日(月)に四日市JCシニアクラブ会員に向けて事前案内文の郵送を行っていた。

�A来賓、来訪JCへ事前案内文を発送。

※本案内では出欠確認は行いません。

【結果】来賓へ1月28日(火)に事前案内文の郵送を行っていた。また、来訪JCへ1月24日(金)、1月28日(火)、2月10日(月)に分けて事前案内文の郵送を行っていた。

�BSNSにて事前案内文を配信。（Instagram、Facebook）

【結果】事前案内は対象者以外に広報する必要がないため、SNS(Instagram、Facebook)での配信は不要であったが、議案上に記載されていた。事業の対象者を明確にし、適切な広報戦略を設定する必要がある。

02

広報スケジュール

いつ	なにを
2025年01月15日（水）	定発を配信
2025年01月22日(水)	雨港國際青年商會へ事前案内文を配信
2025年01月24日（金） 2025年01月28日（火） 2025年02月10日（月）	事前案内文（雨港國際青年商會）へ郵送及び手渡しの実施
2025年03月03日（月）	四日市JCシニアクラブ会員へ定発を配信

03

広報媒体定発

【定発】（正会員、賛助会員、研修生）

【事前案内文】（来賓、来訪JC、四日市JCシニアクラブ会員、雨港國際青年商會）

9．次年度への提言

【予算面】

�@日本青年会議所外口会頭への案内は日本青年会議所が公開している会頭依頼フォームを使用する必要があったため、当該年度の依頼方法を事前に確認しておくと良い。

�A発信及び発送方法について、事務局や出向者へ会議日程等の確認を密に行うことで、最終的な発送部数の変更が発生しにくく、予算の差異発生も防ぐことができる。

�B財務面の問題が生じる可能性を想定し、時間に余裕を持って行動すると良い。

�Cポイントが付くクレジットカードを使用してはいけないことを財務マニュアル等に明記しておくと良い。

�Dメール等で案内可能なものはメール配信とすることで郵送費を削減することができる。

【参加推進面】

�@事前案内のみでは参加する意義が伝わらないという主旨のご意見があったため、70周年記念式典の告知動画、先輩からのメッセージ動画を配信するなど、より意識を高める工夫があると良い。

【設営面】

�@郵送物未着が散見されたため、基本資料との相違、賀詞交歓会や基本資料の発送などで未着になった宛先がないかの確認を徹底すると良い。その際、事務員さんを通して情報を集約するなど、LOM全体で管理できると良い。また専務理事が中心となって修正依頼フォームを作成、配信、管理すると良い。

�A発送時期がずれる可能性のある資料は、宛先が同じ場合でも別々に発送すると良い。

�B事業の対象者を明確にし、適切な広報戦略を設定すると良い。

�C回答の対象者が変わる可能性があるアンケートは別々で取得する方が良い。

【運営面】

なし

【運動面】

なし

10．委員長所見

70周年記念委員会で構築する初めての議案であり、私が理事として構築する初めての議案でもありました。議案の書き方、委員会メンバーの巻き込み方、実作業の内容や進め方など、私にとって初めての連続でしたが、理事経験を持つ副委員長をはじめ、委員会メンバーの協力的な姿勢を見て、頼もしいメンバーに支えられていると実感するとともに、委員長としての責任を改めて実感しました。また、担当委員会だけではなく、事務局や賀詞交歓会を担当した渉外委員会、出向者との連携を密に取ることで、予算の削減、円滑な事前案内を行うことができたことから、委員会メンバーにとってもLOM全体で協力することの大切さを学ぶ機会になったと感じます。さらに、事前案内を行うことで、本番に向け四日市JCシニアクラブ会員や対外の方とも円滑なコミュニケーションを図ることができました。多くの方から激励の言葉やアドバイス、ご協力をいただけたことで準備段階から強いつながりを感じることができました。一方で、一部案内が遅れてしまったこと、予算面で大きなミスが発生したことは深く反省し、今後同じミスが発生しないよう確実に次年度へ引き継いでいく必要があります。引き続き、70周年記念委員会の活動が会員の成長と地域の発展に貢献できるよう邁進していく所存です。

11．前回の上程より、

ブラッシュアップした点

・意見対応を追記しました。

12．		予算総額	＜予算総額＞ 9,001円 ＜決算総額＞ 8,360円		収支決算書・収益費用明細書
13．		引用著作物の有無	無
14．		対外配付資料の 有無	有	公益性の有無		無		公益事業目的該当番号	無
15．審議対象資料					16．参考資料
1）	収支決算書・収益費用明細書				1）		委員会基本方針　年間事業概要一覧表
2）	支払企業一覧表				2）		アンケート結果(対内、対外)
3）	請求書 （日本郵便株式会社）				3）		定発 （正会員、賛助会員、研修生）
4）	領収書 （日本郵便株式会社）				4）		四日市JCシニアクラブ会員一覧表
5）	通帳				5）		来賓リスト
6）	顛末書				6）		来訪JCリスト
					7）		動員依頼結果スプレッドシート
					8）		具体的手法の検証
					9)		実施による工夫と得られる効果の検証

前回までの流れ（意見と対応）

●

第8回正副理事長会議

●

開催日

2025年

07月

15日

（火曜日）

意見1：	対外目的全体の検証にあるように事前案内以外の視点はどのようなものがあるのか、記載してください。
対応1：	対外目的全体の検証に事前案内文以外の取り組みについて追記しました。
意見2：	参加推進上の問題点はこの議案にはなかったのかもしれないが、式典及び祝賀会の対外参加者がどのようにすれば予定人数を達成することができたのか、事前案内としての取り組みを考えて検証してください。
対応2：	意見1の対応のように対外目的全体の検証に事前案内以外の取り組みについて記載しました。
意見3：	対内アンケートの「はい」の回答者が多い割には当日の参加者が少なかったように思います。どのようにすれば意欲を高めるだけでなく、当日の参加につなげることができたのか検証してください。
対応3：	対内目的の検証へ参加されなかった方の検証を追記しました。
意見4：	顛末書に記載のある内容が本当に対策となっているのか改めて精査してください。
対応4：	顛末書の問題と対策を精査しました。

●

8月度理事会

●

開催日

2025年

07月

30日

（水曜日）

協議

意見1：	住所違いなどによる郵送ミスは毎年発生しているので、管理する方法を改めて確認してください。
対応1：	問題と対策、次年度への提言への記載内容を修正しました。

●

第9回正副理事長会議

●

開催日

2025年

08月

20日

（水曜日）

意見1：	対内目的や対外目的の検証にアンケート結果を引用した内容が記載されていますが、アンケート結果の資料から読み取れるので、議案本文からは削除してください。
対応1：	削除しました。
意見2：	対内目的や対外目的の検証に5月度例会議案内で記載されるべき内容が記載されていて、事前案内に関わる内容ではないので、削除してください。
対応2：	削除しました。
意見3：	事前案内として郵送物を送るだけでなく、他にも手法として取り入れるべき手法があったのであれば記載してください。
対応3：	事業内容および参加員数へ追記しました。
意見4：	事前案内文が郵送ではなく、メールであれば費用対効果としてもよかったと思うので、メールとして事前案内文をお送りすることと比較して検証してください。
対応4：	実施上の問題点と対策および次年度への提言に追記しました。

●

9月度理事会

●

開催日

2025年

09月

04日

（木曜日）

審議

意見1：

対応1：

●議案上程スケジュール

	事業計画　・　予算					事業報告　・　決算
	月	諸会議名	開催日時	議事		月	諸会議名	開催日時	議事
●	12月	第三回理事予定者会議	2024年11月22日	協議	●	07月	8月度理事会	2025年07月30日	協議
●	12月	第四回理事予定者会議	2024年12月10日	協議	●	09月	9月度理事会	2025年09月04日	審議
●	1月	1月度理事会	2025年01月04日	審議