賀詞交歓会収支決算（案）並びに剰余金処分（案）・事業報告書（案）承認の件

審議

　

 

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ファイル名

：

sho06rs01

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事業名

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賀詞交歓会

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テーマ

：

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委員会名

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渉外委員会

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委員長名

：

伊藤 佑輔

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文書作成者役職

：

副委員長

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文書作成者氏名

：

中野 雄介

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議案上程日

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2025年06月04日

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確認日

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2025年05月30日

事業要項（企画）

 

1．実施に至る背景

四日市青年会議所は多くの方々に支えられ70年の歴史を刻んできました。毎年組織体制や運動の方向性が変わる中、年初に日ごろの感謝を伝える場と2025年度の目指す姿を知っていただく必要があると考え立案いたしました。

2．目的

【対内】対外の方々と交流を深め、2025年度四日市青年会議所の運動方針を再認識するとともに、本年の運動を進める上で責任感と気概を持っていただきます。

 

【対外】2025年度の新体制を知っていただき、四日市青年会議所の運動にご理解とご賛同を賜ることを目的とします。

 

3．連携する外部／

内部パートナー種別

各種団体、四日市JCシニアクラブ会員

4．実施日と実施前後のスケジュール(結果)

■実施日

2025年1月13日(月)17:30～20:00　（受付　メンバー16:30より　来賓、四日市JCシニアクラブ会員17:00より）

(※通常総会終了～16:30まで四日市地場産業振興センターにてリハーサル、

16:30～17:00までに会場設営完了、17:00以降開場)

タイムスケジュール・司会者台本

 

■実施前後のスケジュール

いつ

どこで

なにを

2024年11月22日(金)

第三回理事予定者会議

審議可決

2024年12月12日(木)～25日(水)

一部来賓の方に案内状手渡し

2024年12月9日(月)

市政記者クラブ・

各メディア支局

報道関係者取材依頼

2024年11月29日(金)

案内状発送

2024年12月11日(水)

都ホテル四日市

会場打合せ

2024年12月20日(金)

　

定発締め切り

来賓・四日市JCシニアクラブ会員出欠確認

2025年1月12日

都ホテル四日市

会場打合せ（確認）

5．実施場所（結果）

【実施場所】

都ホテル四日市 4階 伊勢の間

〒510-0075

三重県四日市市安島1丁目3番38号

TEL:059-352-4131

FAX:059-353-4141

https://www.miyakohotels.ne.jp/yokkaichi/

 

【ドレスコード】ビジネス、JCバッジ、ネームプレート
(公益社団法人日本青年会議所　服装規定　ドレスコード)

6．事業内容

　(目的達成のための手法)

■具体的手法の検証

【対内目的】対外の方々と交流を深め、2025年度四日市青年会議所の運動方針を再認識するとともに、本年の運動を進める上で責任感と気概を持っていただきます。

 

＜対内アンケート 回答数30件＞

対内アンケート結果

 

目的達成した点の根拠

目的達成しなかった点の根拠

①    2025年度の運動に当事者意識がわきましたか？

はい

29名（97％）

いいえ

1名（3％）

②2025年度四日市青年会議所の運動を強い意志をもって取り組めますか？

はい

30名（100％）

いいえ

0名（0％）

 

【事業目的に達した点】

①    2025年度の運動に当事者意識がわきましたか？（はい29名/30名）

「はい」という結果を97%得ることができ、事前に文章でも配布していたが、当日、改めて一年間の活動の軸となる想いを直接聴くことで、会員一人ひとりが組織、運動について気持ちを高めた時間となり、当事者として会員それぞれに浸透したと思われるので目標達成できたと考えられる。

 

②    2025年度四日市青年会議所の運動に強い意志をもって取り組めますか？

（はい30名/30名）

「はい」という結果を100%得ることができ、所信表明を聴くだけでなく、来賓の方々や四日市JCシニアクラブ会員の先輩方と交流することで、現役会員それぞれが四日市青年会議所の運動を自分事として強い意志で捉えることができたことから目的を達成することができたと考えられる。

 

【事業目的に達しなかった点】

①    2025年度の運動に当事者意識がわきましたか？（いいえ１名／30名）

「いいえ」の回答もメンバーからいただいた。入会したばかりの会員なので、青年会議所運動がどういったものかよくわかっていない状態という意見をいただいた。またその要因として、ほかの会員から、研修生や新入会員の方が取り残されているような状態だったので、このような会へ参加意欲が湧きにくいといった意見もいただいた。今後、同卓で入会歴が浅い会員がいれば、歴の長い会員と開会からペアを組んで交流する機会を作る等、配慮すべき必要があったと考える。

 

②    2025年度四日市青年会議所の運動に強い意志をもって取り組めますか？

（いいえ0名/30名）

いいえ0名という回答からメンバーが2025年度四日市青年会議所の運動に強い意志をもって取り組めると考えられる。

 

【対内目的全体の検証】

2025年度の体制について、我々が一年を通してしなければならないことを再認識し、新たな1年間の運動を参加者の方々と共に意識を高めることができたと考えられる。

この目的を達成できた理由は、理事長所信を軸とする一年間の運動を、会員それぞれにどうやって印象づけ、当事者意識を持ってもらうか考え、当日の進行にメリハリをつけた構成にしたからと考えられる。

参加人数としては、現役会員数の78%が参加した。参加できなかったメンバーや新入会員にとって、賀詞交歓会に参加する意義が伝わっていない部分があったため、今後は参加促進や新入会員や入会して間もないメンバーへのサポート体制を強化する必要があると考えられる。現役会員の参加促進については、メンバーに「役割を持ってもらう」「同期で声を掛け合う」など、より高い参加率を目指すための行動をすべきだったと考えられる。

 

 

【対外目的】

2025年度の新体制を知っていただき、四日市青年会議所の運動にご理解とご賛同を賜ることを目的とします。

＜対外アンケート 回答数　JC関係者・四日市JCシニアクラブ会員33件＞

対外アンケート結果

 

目的達成した点の根拠

目的達成しなかった点の根拠

①    2025年度の組織体制と運動方針をご理解いただけましたか？

はい

30名（91％）

いいえ

3名（9％）

②    四日市青年会議所会員と名刺交換していただくことができましたか？

はい

20名（61％）

いいえ

13名（40％）

③    四日市青年会議所運動にご賛同いただけますか？

はい

32名（97％）

いいえ

1名（3％）

 

【事業目的に達した点】

①    2025年度の組織体制と運動方針をご理解いただけましたか？（はい30名／33名）

90％「はい」という結果から、おおよそ目的を達成したと考えられる。本年度の理事長所信が例年とは異なる印象だったというコメントが多く、明解な所信表明が活力を増した四日市青年会議所の新たな印象を与え、本年度の体制を知っていただけたと考える。

 

②    四日市青年会議所現役会員と名刺交換していただくことができましたか？

（はい20名／33名）

61％「はい」という結果から、目的を達成するには少し届かなかったように考えられる。

目的達成した部分については、前年以上の対外参加者にお越しいただきましたので、初めてお会いする四日市JCシニアクラブ会員や来訪JCメンバーの方々と現役メンバーの中でも新入会員、研修生が名刺交換等を経て交流する機会を作れたのではないかと考えられる。

四日市JCシニアクラブ会員の方も多くお越しいただいており、入会歴が長い会員が四日市JCシニアクラブ会員との面識があることから、名刺交換が100%に近づけることが出来ず、この要因が達成しなかった部分だと考えられる。入会歴の浅い会員のために、名刺交換等での交流を図れるようしつらえたのは、青年会議所という場が通年で対外の方や四日市JCシニアクラブ会員間の交流が図れること、名刺を交換するだけではなく、普段接点が少ない四日市JCシニアクラブ会員とのつながりを築くことができるので、今後の運動をより良いものにする時間になった。また、新入会員としては初見の方ばかりなので、同委員会メンバーの一人と同行することによって、多くの四日市JCシニアクラブ会員と交流することが可能なため、依頼事項等でもう少し工夫できるところがあったと考えられる。

 

③    四日市青年会議所運動にご賛同いただけますか？（はい32名／33名）

97％「はい」という結果を得ることができ、目的を達成することができたと考えられる。四日市JCシニアクラブ会員の皆様は、理事長所信の時代に合わせた活動への想いから、我々の運動に協力したい想いを持っていただくことができたと考えられる。今年は、会として重要な年であることから、続いてきた伝統が未来へ続くよう願ってご賛同いただいたと考えられる。

 

【事業目的に達しなかった点】

 

①    2025年度の組織体制と運動方針をご理解いただけましたか？（いいえ3名／33名）

所信表明を聞いた上で、3名の方がご理解いただけなかった。この3名には後日ヒアリングを行い、その理由として「所信を基に運動を邁進していきます。」としか表現がなく、「なにをするのかわからない」「気持ちとしては伝わりましたが、何について注力するのか詳しく、スピーチまたは資料に記載すべきではなかったのか。」というお声があった。また、理事長所信の演出としていた映像も「所信表明と関係があったのかわからなかった」といった回答をいただいた。この問題を解決するため、配布資料内の文言に補足を入れ、映像は理事長所信にコミットした内容だけにするなど、より組織体制と運動方針にご理解いただける設えも良かったのではないかと考えられる。

 

②    四日市青年会議所現役会員と名刺交換していただくことができましたか？

（いいえ13名／33名）

いいえの回答をいただいた理由として、現役会員も面識がある方が多かったようなので、名刺交換等を用いた交流が少なくなってしまった。この設問は、現役会員と四日市JCシニアクラブ会員の交流ができたかを知るための設問としていたが、結果的にこの設問は不必要だったと考えられる。もちろん今回初めてお会いする来賓や四日市JCシニアクラブ会員の方々と名刺交換等で交流を図ったと思うが、現役会員と面識のある方々が多かったことから、自然と交流が広がっていったようである。研修生、新入会員や入会して間もない現役会員との交流について四日市JCシニアクラブ会員へアンケートを行っていたので、「研修生、新入会員や入会して間もない会員と多く話すことができましたか。」という設問が適切だったのではないかと考えられる。いいえと回答をされた方にヒアリングを行った結果、四日市JCシニアクラブ会員との交流についての設問なので、賀詞交歓会において現役会員と四日市JCシニアクラブ会員がたくさん交流することで事業目的に達するとのご意見をいただき、この設問が適切と考えた。例年より多くの四日市JCシニアクラブ会員の方々がお越しになり、新入会員、研修生が少ない状態での交流となりましたが、来賓や四日市JCシニアクラブ会員との関係性が強い絆で結ばれているとも考えられる。四日市JCシニアクラブ会員との交流は、創立記念式典やじゃがいもクラブ、太鼓チームと通年で複数回あるので、今後も引き続き交流タイミングに新入会員や入会して間もない会員を参加推進、紹介していくことが現役と四日市JCシニアクラブ会員の関係性をより高めることにつながると考えられる。

 

③    四日市青年会議所運動にご賛同いただけますか？（いいえ１名／33名）

いいえの回答をいただいた理由として、①の回答に引き続き、「気持ちとしては伝わりましたが、何について注力するのかわからなかったので、賛同も少し難しい」と感じたそうだ。

2025年度の運動はもちろん、会員拡大にもより力を入れていくということもあり、今後は四日市JCシニアクラブ会員との交流の場やSNSなどで、注力していることを発信することでさらに青年会議所運動に幅が出るとともにご賛同を頂けるのではないかと考えられる。

 

【対外目的全体の検証】

アンケートの結果として、理事長所信がご参加いただいた方々の心を動かすものとなった。配布資料に工夫したことで、会場にて読んでいただきたい部分を強調した結果、組織体制と運動方針の理解が深まり、一年間の軸を知っていただくことができたと考えられる。さらに、会員が積極的に交流する姿や賀詞交歓会への姿勢は、新たな一年間の活動への想いを体感し、運動へのご賛同につながったと考えられる。参加人数としては、今年は70周年ということもあり、来訪JCの参加も多く、昨年の参加人数を上回り、四日市JCシニアクラブ会員とのつながりがより強固になるような会となった。早期に丁寧な案内と個別連絡を行うことはもちろんだが、案内状締め切り後に未回答や案内状が未着の方には、さらに声かけによる参加促進も会全体としてお願いすべきだと考えられる。

 

■実施上の問題点と対策

【予算上の問題点】

（問題1）事業予算内で、来賓の食事代について議員の方々の分を徴収したが、お招きするという観点から、会費を徴収すべきではないとの声があった。

（対策1）来賓のお食事代について、会費は予算として計上し、ご参加されるご来賓の中で、お支払いを希望される方がいらっしゃる場合は、会費を徴収し、領収書を発行する。

 

（問題2）使用した会場機材の中で、見積に含まれていないものがあった。

（対策2）見積打合せ段階にて、操作する機材と必要な音響関係の機材を確認しておく。

 

（問題3）来賓につけていただくリボン薔薇などが汚れており、折り癖がついていてよい状態ではなくなっていた。

（対策3）企画立案時に交換したほうが良いものを予算内に計上し、新品交換することで、毎年良い状態で備品を使用することが可能で、お越しいただいた方々も気持ちよくご参加いただける。

 

【参加推進上の問題点】 

（問題1）四日市JCシニアクラブ会員へ定発、案内状の発送のうち、メールでの発信の方の中で届いていなかった方が発生していた。

（対策1）基本資料をもとに、該当者にもメールを発信しておりましたが、一斉送信による迷惑メール判断されてしまうケースもあるため、出欠締め切りまでに返信がなかった方へは1週間以内に連絡をし、再度メールもしくは郵送する。宛所不明により返送された場合は基本資料より連絡し、住所を確認したうえで、1週間以内に再度郵送対応する。

 

（問題2）お越しいただく四日市JCシニアクラブ会員が、例会やクラブ活動等、一年を通してある程度同じメンバーになり、現役会員との交流が自然と始まり研修生、新入会員や入会して間もない会員が少し取り残されている状況もあった。

（対策2）研修生、新入会員や入会して間もない会員と、入会して年数が経っている会員同士でテーブルにご挨拶に回る等を行い、公式の青年会議所運動以外でも、四日市JCシニアクラブ会員と交流する場にメンバー同士を誘うことで、より多岐に渡り他の四日市JCシニアクラブ会員と交流するチャンスをつかめる可能性があり、ひいては自身の青年会議所運動にご協力していただける状態にもつながっていく。

 

【設営上の問題点】

（問題1）スクリーン用シートの折り目が付いたままでパワーポイント等を投影したので、折り目で映像の見え方が汚くなった。

（対策1）前もって広げておき、なるべく折り目が付かないように丸めておいておく。

 

（問題2）四日市JCシニアクラブ会員の方々の名前が一目でわからない。

（対策2）初めてお会いする四日市JCシニアクラブ会員もいらっしゃるので、受付でお渡しした名札に名刺を入れていただくよう促すことで、名刺交換や交流しやすい状態にする。

またお帰りの際に回収することで次年度以降も継続的に使用できる。

 

（問題3）当日の出席者、席次が貼りだした表以外無く、各席から確認できない。

（対策3）配布資料の中に当日の席次、参加者リストを追加する。

 

（問題4）来賓をお招きした際、随行者を来賓席に同行したご来賓と同席とした。

（対策4）随行者は来賓として扱わず、来賓紹介でも名前を呼びあげない。ご来賓に同行する随行者がいる場合は、席次のバランスを考慮し、別卓に随行者席を設けることがよいと考えられる。

 

（問題5）今回は中華料理の大皿コースにしたため、お越しいただいた方々それぞれのアレルギー対応について対応できなかった。

（対策5）今後、このような会で中華料理のコースにする場合は、案内状、出欠ハガキの中に提供する料理がわかるよう記載し、事前に対応できるようにする。

 

（問題6）使用する会場の設営時間が準備等で時間の余裕が少ない状況だった。

（対応6）各委員会に依頼事項として準備を分担し、各資料などを展開することで、前もって準備のイメージを立て、各々がスムーズに動けるようにする。なるべく早く終えるようにすることで、理事長が所信表明を実際に登壇し、本番と同じように練習する時間を確保することができる。同時に理事長所信映像や音声、照明、カメラの位置等、リハーサルを行うことで本番と同じ状況になるため、より本番でのトラブルがないようにする。

 

（問題7）お越しいただいた人数の関係で、テーブルの間隔がやや狭くなり、録画用カメラの位置が限られてしまった。

（対応7）打合せ時の確認において、カメラ位置を決めておくことで、テーブル配置を決める要素にもなり、所信表明をよりよい画質で録画する。

 

（問題8）賀詞交歓会の写真を集める時、各パートの写真が少なく、広報等に使用する素材が限られた。

（対応8）依頼事項として、各委員会の一人に各パートの写真撮影を依頼し、多くの写真を集めることで広報等に使用する素材を使いやすくする。

 

（問題9）理事長所信の映像の中で、歴代理事長の写真が無いものについて空欄で対応することとした。

（対応9）当日ご参加いただいてなくとも、空欄なのは失礼であるので、四日市JCシニアクラブ会員の方々を頼り、なるべく揃えられるようにする。

 

【運営上の問題点】

（問題1）乾杯のご発声を依頼していたが、当日会場にお越しにならなかったので、違う方に開会直前で急遽ご発声を依頼することとなった。

（対策1）直前の欠席に備えて、四日市JCシニアクラブ会長と相談し、乾杯のご発声の候補を複数人挙げ、事前にご発声の可能性をお伝えしておく。

 

（問題2）会費の徴収を振込にて案内していたが、未振り込みのまま当日徴収することが発生した。

（対策2）振込期限後に未振り込みの方へ連絡を入れ、当日までに振込いただくように促すことで、当日、会場での支払い、金銭授受を明確に行い、トラブル防止や領収書発行手続きなどの時間削減になるようにする。

 

（問題3）会全体のタイムスケジュールや登壇のタイミングを現役会員や研修生、新入会員、入会して間もない会員にも伝えきれていなかった。

（対策3）現役会員全員で挨拶や登壇のタイミングを全員がわかりやすく把握できるように、個人行動表を委員別で詳しく振分け、挨拶や登壇の流れも添付しておく。

 

（問題4）今回、久しぶりにご参加いただいた四日市JCシニアクラブ会員の方の顔とお名前がすぐに一致しなかった。

（対策4）現役メンバーの中では初めてお会いする四日市JCシニアクラブ会員もいらっしゃると思うので、名刺サイズの名札に名刺等を、名刺がない方には同じサイズの紙を用意し名前を記入し入れてもらい、一目でわかるようにする。

 

（問題5）「明日のために」を斉唱した際に、前半でソングリーダーの先唱がタイミング合わず、斉唱がまとまらなかった。

（対策5）ソングリーダーの先唱が斉唱のまとまりを作る重要な役割なので、委員会等で事前に練習を重ね、当日スムーズに斉唱できるようにする。

 

（問題6）ご来賓の方々にそれぞれ頂戴した祝辞の時間がやや長くなってしまった。

（対応6）ご出席いただくことが判った段階でご挨拶いただく登壇時間をお伝えし、なるべく予定しているタイムスケジュールで終われるようにする。

 

【運動上の問題点】

（問題1）賀詞交歓会の目的が欠席したメンバーや新入会員に対して浸透しきれなかった。

（対策1）1年間の運動に四日市JCシニアクラブ会員の方々と交流は重要なものなので、新入会員に出席する意義と日程をあらかじめ伝えることで、出席する重要性を落とし込み、前もって予定を合わせられるようにする。

 

（問題2）当日、配布資料の会社名に記載の不備があり、四日市JCシニアクラブ会員よりご指摘いただいた。

（対策2）配布資料や貼りだす一覧についても、委員会内で何度も確認を重ねるなど、来賓、先輩への失礼がないようにする。

 

7．対象者及び参加員数

【対内】四日市青年会議所会員（研修生、賛助会員含む。休会者は除く。）

 

2024年度

予定数

2024年度

結果

2025年度

予定数

2025年度

結果

正会員

36

33

37

29

研修生

2

2

1

1

賛助会員

2

1

2

1

対内合計

38名

1社

35名

1社

38名

2社

30名

1社

 

【結果】

正会員数：29名／37名（休会者除く）（2025年1月13日時点）

研修生：1名／1名

賛助会員：1社／2社

会員出席者一覧

【対外】

 

2024年度

予定数

2024年度

結果

2025年度

予定数

2025年度

結果

来賓合計

27

25

24

22

四日市JC

シニアクラブ会員

60

37

68

58

来訪JC

2

4

3

14

全体合計

89

66

89

94

【結果】

来賓出席者一覧

四日市JCシニアクラブ会員一覧

定発やはがきでの案内を行ったが、お越しいただいたのは継続してご参加いただいている来賓や四日市JCシニアクラブ会員の方で、四日市JCシニアクラブ会員全体ではほとんどの方が欠席であった。じゃがいもクラブなどでお声掛けを行い、参加を促しましたが、四日市JCシニアクラブ会員の出席率は去年より下回った。

 

8．広報戦略

 

01

・審議可決後、各メンバー、四日市JCシニアクラブ会員案内文を定発にて発送しました。来賓、来訪JC、歴代理事長、四日市JCシニアクラブ会員に招待状を郵送、手渡しにてお届けしました。

【結果】現役会員、四日市JCシニアクラブ会員には12月9日に定発を発送した。また案内状、はがきは12月11日に郵送、メール配信をした。

結果として、当日には四日市シニアクラブ会員471名中（2024年12月11日時点）、返信が58名の方が出席されました。参加員数の増減にも関わることなので、案内状発送後の未着、未返信確認を改めて行うことを、発送後、委員会で分担して行うことが必要である。

・事業終了後、LOMホームページSNSにて情報を発信しました。

【結果】賀詞交歓会開催後に3月7日メルマガ、5月29日にホームページ、YouTubeにて理事長所信を配信した。近年、利用者が増加しているYouTube、SNSで配信することで、当日ご参加できなかった来賓や四日市JCシニアクラブ会員へ向けて、理事長所信の内容をご理解いただき、今後の運動展開にご理解とご賛同を得る。

取材依頼先

02

広報スケジュール

いつ

なにを

審議可決後

定発をメールで送付

11月中旬

招待状を郵便発送及び手渡し

 

 

 

 

 

結果

12月9日

定発配信

12月11日

案内状発送

1月13日

YOUよっかいちWebニュース掲載

1月14日

CTYケーブルニュース掲載

1月17日

挨拶状発送、礼状発送

3月7日

メルマガ配信

5月29日

ホームページ、YouTubeアップロード

03

広報媒体　定発、一般社団法人四日市青年会議所ホームページ、YouTube

理事長所信オープニング動画https://www.youtube.com/watch?v=cHHderHsFwE

9．次年度への提言

【予算面】

1.国会議員、県議会議員、賛助会員は登録料を負担していただくことも検討する。団体代表者が出席いただく場合は、来賓としてご招待し、お付きの方の出席表明があった場合、登録料の負担をお願いする。

2.新品交換すべき備品、新たにそろえておくべき備品が出てきた場合、優先順位をつけて協議段階で備品を確認し、予算計上をする。これにより次年度は良い状態で使用することが可能であり、来賓や四日市JCシニアクラブ会員の方々にも気持ちよく参加していただける。

3.会場打合せ時に使用する機材を会場設備と接続し、必要な機材を確認することで、見積以外の経費が発生しないようにする。

 

【参加推進面】

1.今回、招待状をメールとハガキに分けて発送したが、メール発送の方に受信が届いていない事例があったので、発送後の確認を入れたほうが良い。また、発送確認の方法として、会員リストをスプレッドシートやエクセルで反映し、各年代をパート分けし、連絡を入れる。到着の有無、出欠回答の入力、未返信の四日市シニアクラブ会員には出欠回答を促すことで、委員会全員がリアルタイムで出欠回答状況を確認でき、回答漏れや後日のトラブルを防ぐことができる。

2.同好会などでの四日市JCシニアクラブ会員との交流だけでなく、日々の活動の中でご支援ご協力をお願いするなどし、また、青年会議所活動以外の場でも交流の機会を増やして、出席につなげられるようにするとよい。

 

【設営面】

1.昨年のデータを基に会場の設営や機材の準備、配置をすることで必要機材を洗い出し、事前に不備がないか確認する。

2.食事の有無、アレルギー対応について招待状にも記載することで、招待者にもご理解いただきやすくなる。食事の提供について、アレルギーへの対応確認が必要だが、今回の中華大皿の場合は対応ができないため、招待状、はがきに記載しておくとよい。

3.理事長所信の練習は落ち着いた環境で行えるよう、別室を確保し、実際の会場練習でも時間も全体のスケジュールの中に確保するとよい。会場設営時、一部の時間を理事長所信とともにカメラ、照明、音声、映像のリハーサル兼確認を行うと現地での微調整が行える。

4.機材の確認と同時に、テーブルの配置と共に所信表明全体の撮影するカメラ席(位置)をあらかじめ確保しておくとよい。

5.撮影担当者をあらかじめ複数人確保しておくことで、記録として残す写真の撮影漏れを無くすことができる。

6.歴代理事長の写真を使用するときは、執行部、また複数での確認と繰り返しの確認を徹底する。揃えることができなかった歴代理事長写真は使用方法について検討する必要がある。

7.お越しいただいた四日市シニアクラブ会員の方には、初めてお会いする方もいらっしゃるので、名刺サイズの名札を用意し、名刺や氏名を記入したカードなどを入れることで、どなたなのかわかるようにする。

8.当日の出席者、席次を配布資料内に記載する。もしくは印刷して各テーブルの席ごとに配布する。

9.来賓の出欠回答に随行者がいる場合、来賓ではないのでなるべく来賓テーブルの付近で一段下がったところに随行者の席を設けると良い

 

【運営面】

1.乾杯の挨拶を依頼する先輩に当日の動きをお伝えし、依頼連絡の際に受付時間より前にお越しいただくように連絡しておくとよい。

2.乾杯挨拶を依頼していた先輩が当日欠席する場合も考え、候補を複数人挙げ、四日市JCシニアクラブ会長に確認しておくとよい

3.出席していただく国会議員の皆様の数は変動するので、早めの回答確認と当選回数の確認等の下準備をしておくとよい。さらに、ご挨拶いただく時間をお伝えするとよい。

4.ソングリーダーも会をまとめる重要な役割なので、歌の練習だけでなく、全体をリードしながら歌詞を読み上げ進行する練習も行う必要がある。

5．会全体の進行をより分かりやすくするため、個人行動表は執行部、担当委員会以外の欄も追記、依頼事項を記載することで、会全体で動きを把握し、より効果的な目的達成が可能である。

6．当日、会費の金銭授受や領収書の引き渡し等をスムーズにするために、振込期日後に未振り込みをリストアップし、連絡することで前日までの振り込みを促し、当日のトラブルや不必要な時間をかけないようにする。

 

【運動面】

1.現役メンバーにはなるべく100%出席してもらいたいので、企画立案時に執行部、委員長、副委員長を通して前もって連絡をすることで、早期に予定を組んでもらいメンバー全員でお越しいただく方々をおもてなしできるようにする。

2.当日使用する資料や貼りだす表について、執行部、委員会で誤字や名称誤記がないか確認を重ねると、お越しいただいた方々に失礼がなく、より青年会議所運動のご賛同を得られる。

10．委員長所見

委員会メンバーはもちろん、四日市青年会議所メンバー全員の協力のおかげで、賀詞交歓会を無事に終えることができました。心より感謝申し上げます。準備の初期段階では、初めて委員長を務めることもあり、作業の割り振りや気配りに悩み、決して効率的に進められたとは言えませんでした。しかし、経験豊富なメンバーや副理事長からのアドバイスに支えられ、何とかタスクをこなしていくことができました。特に副理事長や副委員長とは、「楽な方法」ではなく「より良い方法」を追求しながら、情熱を持って取り組みました。途中でトラブルもありましたが、委員会が一丸となり解決することができました。この賀詞交歓会を通じて、私たちは「四日市青年会議所をより魅力的に見せたい」という強い想いを共有し、本気で取り組みました。その結果、地域の皆様や先輩方からは青年会議所の運動に対する理解と賛同を得ることができました。また、メンバー自身も運動方針を再認識し、これからの活動に対する責任感や気概を持つ機会となったと感じています。さらに、賀詞交歓会が終わったその日のうちに、理事、委員を問わず、成功を称え合うとともに、改善点についても活発に議論することができました。これは、委員会メンバーが「想いを込めて取り組んだからこそ、得られるものがあった」と実感したからこそできたことだと思います。この経験を通じて、渉外委員会のメンバーの新たな一面を垣間見ることができ、私自身も少なからず彼らに影響を与えられたと感じています。さらに、個人だけでなく組織としても成長することができました。渉外委員会は、青年会議所の中でも他の委員会と多く交流を持つ役割を担っています。その成長が、「もっと力強い四日市」を目指す組織全体に貢献すると確信しています。

11.前回よりブラッシュアップした点

・理事会意見対応を記載いたしました。

・対外の事業目的に達しなかった点を検証し直し、追記いたしました。

・実施上の問題点と対策を見直し、詳細に記載いたしました。

・次年度への提言を見直し、より詳細に記載いたしました。

・広報戦略にYouTubeへ理事長所信映像を掲載した旨を追記いたしました。

 

12．

決算総額

＜委員会事業費＞

予算額 450,001円

決算額 360,001円

 

収支決算報告書、収益費用明細書      

13．

引用著作物の有無

無

14．

対外配付資料の

有無

有

公益性の有無

無

公益事業目的該当番号

15．審議対象資料

16．参考資料

1）

収支決算書・収益費用明細書

1）

委員会基本方針 年間事業概要

2)

支払企業一覧表

2)

会員出席者一覧

3)

請求書

1都ホテル四日市(1-1〜6)

2 日本郵政株式会社(2-1) (2-2) (2-3) (2-4)

3アストライド3

4北伊勢上野信用金庫4

3)

来賓者出席一覧

来賓・来訪JC出席者名簿

4)

領収書

1都ホテル四日市(1-1〜6)

2日本郵政(2-1)（2-2）（2-3）（2-4)

3アストライド3

4北伊勢上野信用金庫 4

4)

四日市JCシニアクラブ会員出席者一覧

5）

通帳

5)

定発

6）

本会計

6)

司会者台本タイムスケジュール

 

 

7)

アンケート結果

【対内】

【来賓・シニア】

 

 

8)

実施による工夫、得られる効果一覧

 

 

9）

賀詞交歓会パワーポイント

 

 

10）

当日配布資料

 

 

11）

席次表

 

 

12）

次第

 

 

13)

具体的手法の検証

 

 

14)

登録料明細書

 

 

15）

登録料見積書

 

前回までの流れ（意見と対応）

　

●

第5回正副理事長会議

　

●

開催日

2025年

04月

16日

（水曜日）

 

意見1：

事業内容の対内アンケートを全員から取れてない中で検証できるのでしょうか。

対応1：

対内の参加者で未回収の回答を回収し、改めて検証しなおしました。

意見2：

全体の検証で進行にメリハリをつけたとありますが、具体的にどの部分でどのようにメリハリをつけたのでしょうか

対応2：

区切りとして、タイムスケジュールの祝辞までを着席として登壇した方のお話に耳を傾け、乾杯からは飲食を交えた交流の場として会場内を自由に行き来できるようにした部分です。

意見3：

四日市JCシニアクラブ会員のアンケートについても、あとからヒアリングなどはされたのでしょうか。

対応3：

いいえと回答された方に、ヒアリングを行い、今後の対応を考察いたしました。

意見4：

事業目的に達した点①で新たな印象だから何故理解できることにつながったのか教えてください。

対応4：

明解な所信表明により活力が増した四日市青年会議所を表し、我々のすべき指針が示されたからご理解いただけたと考えております。

意見5：

事業目的に達しなかった点①「簡潔な」は削除した方がよいです。また、この3名へのヒアリングでそのような回答を得られたという認識でいいですか。

対応5：

文言を削除いたしました。設問1でのいいえと回答した理由を分析することが重要と考え、いいえと回答された3名にヒアリングをいたしました。

意見6：

事業内容の目的に達しなかった②だからどうすべきかを記載されていないと思いますので、内容の確認をお願いします。

対応6：

検証結果を考察し、今後の対応を追記いたしました。

意見7：

目的に達しなかった③でいいえの方へのヒアリングはどうなっていますか？

対応7：

いいえの方に電話にてヒアリングをし、結果と考察を追記いたしました。

意見8：

実施上の問題点の予算１で、方法としてどうすれば良いでしょうか。また、委員会としてどう考えましたか。

対応8：

基本的には予算組し、お支払いしたい方には会費を徴収すると回答がまとまり、その内容を本文中に記載いたしました。

意見9：

実施上の問題点で参加推進2はいつまでにすべきですか。

対応9：

1週間以内が適切と考えましたので、本文中に追記しました。

意見10：

実施上の問題点で設営2のあらかじめ名刺交換？はじめて会うのにどのようにするのでしょうか。ほかに対策あるように思えます。

対応10：

受付にて名札をお渡しし、名刺を入れていただくことが良いと考え、内容を追記いたしました

意見11：

運動上の問題の2で疑問の声があがったという表現は不要だと思います。

対応11：

該当する表現を訂正いたしました。

意見12：

実施上の問題点と対策が次年度への提言とリンクしていないです。

対応12：

文章の関連性を確認し、修正いたしました。

意見13：

次年度への提言の予算3はどうすればいいと考えますか。

対応13：

優先順位をつけて購入を検討するのが良いと考えたので本文中に追記いたしました。

意見14：

事業内容 そもそも次年度への提言が結構2024年度と同じ文章になっているのですが、良かったですか

対応14：

主に設営面について修正し、2024年度の文言を削除し、文章を本年の内容に記載変更した。

意見15：

対外目的）事業目的に達した点②は目的達成できなかった部分が記載されていて、目的達成できた部分もあるはずなのでそれを記載してください。"

対応15：

本文中に目的達成できた部分も追記いたしました。

意見16：

参考資料 対内、対外アンケートともに唯一、生の意見が見られる部分ですので、どのような回答があったのか全て記載してください。

対応16：

参考資料の対内アンケートに追記しました。

意見17：

予算上の問題点、対策①にある「今回は…」は対策として必要のない文章なのではないでしょうか。

対応17：

該当する文言を削除いたしました。

意見18：

事業内容 設営上の問題点、対策④は随行者を同じ席にすることが正しいことなのでしょうか。随行者はオブザーブ席or随行者席or会場に入れない等にするなどの方法がよいかと思います。

対応18：

今回、随行者は2名で、同行されたご来賓の方と同席としましたが、随行者は来賓席に入れず、付近に随行者席を用意することがよいと考えました。

意見19：

参加員数 対内、対外それぞれの結果になったことに対する考察を記載してください。

対応19：

参加員数について、対内、対外の検証を追記いたしました。

意見20：

広報戦略 02に余分な枠があるので削除をお願いいたします。

対応20：

削除いたしました。

意見21：

審議対象資料 収支決算報告書、雑収入の決算額【1円】でなく、【0円】では。

対応21：

訂正いたしました。

意見22：

審議対象資料 収支決算報告書、摘要の【郵送代、用紙代】ではなく、収益費用明細書の細目と同様にしてください。

対応22：

同様の記載で訂正いたしました。

意見23：

審議対象資料 口座出納帳の摘要の内容を正しい記載になるように修正してください。(アストライドの細目は？通信費はどこへ支払った金額？振込手数料はどこの銀行で？)

対応23：

摘要を追記いたしました。

意見24：

審議対象資料 口座出納帳、余剰金返金の【,】が抜けています。

対応24：

追記いたしました。

意見25：

収支決算報告書、収支差額が出ていますが、収益費用明細書とリンクしていないので確認してください。

対応25：

収支費用明細書と照合し、修正いたしました。

意見26：

審議対象資料 収支決算報告書、下の枠外にある内容は6月度理事会になると思います。

対応26：

6月で訂正いたしました。

意見27：

広報にてアーカイブ配信の詳細等はありますか。

対応27：

内容を確認し、訂正いたしました

意見28：

来賓のお食事代に対する記載をより明確にしてください。

対応28：

実施上の問題点の予算の部分で記載いたしました。

意見29：

次年度への提言の運動面で、シニアとの交流はプライベートを指していますか。プライベートなら参加推進上への提言ではないでしょうか。

対応29：

じゃがいもクラブや太鼓チームはもちろんですが、プライベートにおいてもお会いする機会があればと考え記載しましたので、参加推進のほうへ移動いたしました。

意見30：

事業目的に達しなかった点で、いいえに対する検証をしっかりと行ってください（どうすれば「はい」の答えをもらえたのか）また、このアンケートの設問であっていたのか？もし間違っていたなら設問を替え数名からのヒアリングがあれば尚良いと思います。

対応30：

いいえの回答にヒアリングを行い、追記いたしました。この賀詞交歓会は、2025年度の目指す姿を知っていただくために企画しましたので、ご理解とご賛同を得ることができたのか確認する設問であっていると考えます。

意見31：

通帳に鉛筆で直接書き込んでください。

対応31：

通帳に直接書き込み、添付しなおしました。

 

●

5月度理事会

　

●

開催日

2025年

04月

25日

（金曜日）

協議

 

意見1：

予算の中で国会議員の方々の食事代について、70周年記念式典でもいただく形を採りましたが、会費を徴収すべきかそうでないか、どちらに落ち着きそうですか。

対応1：

来賓としてお招きするにあたり、基本的には食事代を予算に組み込み、お支払いを希望される方には会費を徴収し、領収書を発行する方向です。

 

●

第6回正副理事長会議

　

●

開催日

2024年

05月

22日

（木曜日）

 

意見1：

当日配信された動画（オープニング動画）をYouTubeの四日市青年会議所アカウントで「限定公開(リンクを知っている方のみ)」の設定にしたうえで投稿し、そのWEBページを議案に添付してはいかがでしょうか。どのような動画を投影したのかがわかると次年度の参考になるかと思います。

対応1：

次年度以降も参考になるよう広報戦略内にWEBページを追記いたしました。

意見2：

対内目的全体の検証の一行目、「できること」というよりも、一年を通してしなければならないこと、の方が合っているかと思います。

対応2：

該当する部分をより具体的に修正いたしました。

意見3：

対内目的全体の検証8行目、「歴浅」という言葉はないかと思うので、表現を一考してください。シニアの事業目的に達しなかった点②にもありますので、全体を見直してください。

対応3：

歴浅という表現を入会して間もないに変更し、記載しました。

意見4：

前回もお伝えしましたが、「登録料支払明細書」がありません。添付をお願いいたします。

対応4：

新たに作成し、添付いたしました。

意見5：

参加員数に対する結果への検証がないので追記してください。（01）は計画議案の中でどのような予定をしていて、結果としてどのようにしたのかが記載されるはずなので、そのように記載してください。

対応5：

参加員数と広報戦略内に検証を追記いたしました。

意見6：

会員出席者一覧において1月13日時点で承認されていない研修生まで載っているので削除してください。

対応6：

該当する部分を削除いたしました。

意見7：

対外事業目的に達した点②のいいえの回答が非常に多いのが気になります。そもそもの質問の設定が良かったのかは検証しましたか。

対応7：

事業目的に達しなかった点に追記いたしました。

意見8：

次年度への提言で問題と対策に記載のない内容が書かれているのは何故ですか。例えば、設営面の6番や7番などはこれまでどこにも記載がない。同様に運営面4のソングリーダーなどについても当日は特に問題なく行っていたと思うがどこに問題があって次年度への提言に入れたのか教えてください。

対応8：

実施上の問題と対策の運営上の問題点に追記いたしました。

意見9：

理事長所信の動画のHPへのアップロード、YouTubeへのアップロードはできていますか。

対応9：

映像を確認し、HPとYouTubeへアップロードいたしました。

意見10：

5月度理事会の意見対応1と3は記載不要です。

対応10：

削除いたしました。

意見11：

四日市JCシニアクラブ会員のリボンを付けるのか付けないのか区別に関しての文を記載してください。

対応11：

次年度への提言内に区別をつけない表現で訂正いたしました。

 

●

6月度理事会

　

●

開催日

2024年

06月

04日

（水曜日）

審議

 

意見1：

対応1：

 

●議案上程スケジュール

 

 

事業計画　・　予算

 

事業報告　・　決算

 

月

諸会議名

開催日時

議事

 

月

諸会議名

開催日時

議事

●

10月

第二回理事予定者会議

2024年10月23日

協議

●

5月

5月度理事会

2025年04月25日

協議

●

11月

第三回理事予定者会議

2024年11月22日

審議

●

6月

6月度理事会

2025年06月04日

審議