第125回通常総会収支決算（案）並びに事業報告書（案）承認の件

審議

●	ファイル名	：	jim05rs03
●	事業名		第125回通常総会
●	テーマ	：
●	委員会名			：	事務局	●	：	委員長名	：	伊藤 公一
●	文書作成者役職			：	事務局長	●	：	文書作成者氏名	：	伊藤 公一
●	議案上程日			：	2025年04月25日	●	：	確認日	：	2025年04月22日

事業要項（企画）

1．実施に至る背景

四日市青年会議所が2024年度から2025年度へ移行するとともに、2025年度新体制と、その運動に対して全会員が一致した気持ちと考えをもつ必要があると考え、総会開催の議案作成に至りました。

2．目的

【対内】全会員の気持ちと考えが一致した新体制となり、意欲を高めた状態で2025年度のスタートが切れることを目的とします。

【対外】なし

3．連携する外部／

内部パートナー種別

なし

4．実施日と実施前後のスケジュール（結果）

■実施日

2025年1月13日(月)　13：07〜14：22_(受付12:30より）

司会者台本タイムスケジュール

■実施前後のスケジュール

いつ	どこで	なにを
11月22日(金)	ルーム8F	第三回理事予定者会議　審議可決
12月09日(月)		定発配信
12月04日(水） 12月24日(火） 01月09日(木)	紺文デザイン	納期、見積もりの確認 データ納品。スローガン旗発注 完成、受取り
12月13日（金）		定発締切り 委任状確認
01月12日(日）		メンバー出欠確認
総会直前まで		委任状漏れ確認
1月度理事会後	ルーム	総会資料の準備 （2024年度資料、2025年度資料）
01月06日（月）	ルーム	議長、サポート委員会事前打ち合わせ
01月11日（土）	会場	下見
01月11日（土）	ルーム	司会打ち合わせ
01月12日（日）	メール	総会資料電子配布
01月13日（月）		第125回通常総会実施
02月13日（木）	WEB	メルマガ配信

5．実施場所（結果）

【実施場所】

四日市市地場産業振興センター　6階ホール

三重県四日市市安島1-3-18

TEL：059-353-8100

https://yokkaichi-shinko.com/jibasan/index.html

【ドレスコード】ビジネス・JCバッジ・ネームプレート

(参考：2024年服装規定 日本青年会議所)

6．事業内容

（結果）

■具体的手法の検証

【対内目的】

全会員の気持ちと考えが一致した新体制となり、意欲を高めた状態で2025年度のスタートが切れることを目的とします。

＜対内アンケート＞

　なし

【事業目的に達した点】

・正会員35名＋卒業生1名のうち、出席者30名および委任状提出者5名により、各議案は全員一致で可決され、一定の意思統一が図られたものと捉えられます

複数の課題があるなかでも、総会の枠組みを保ち、予定されていた審議事項を実施できたことは、体制移行に必要な要素の一つを確実に進める結果となりました。

【事業目的に達しなかった点】

・委任状提出により形式上の全員一致は達成されたものの、欠席者に対する直接的な意思共有や意欲喚起の機会が失われたことから、目的に掲げた「全会員の気持ちと考えが一致した状態」については、一部において不十分な結果となりました。

・また、当日の運営面では、音響トラブルや席配置の混乱、服装や出欠状況への対応の遅れなどが見られ、会員の意欲や理解を十分に高めるうえでの最適な環境が整っていたとは言い難い状況もありました。

【対内目的全体の検証】

今回の通常総会では、すべての議案が全員一致で可決され、会としての意思統一は一定程度確認されました。一方で、欠席者に対する意欲喚起や、会場運営における課題の存在から、「全会員の気持ちと考えが一致した新体制の形成」という目的は、完全に達成されたとは言い切れません。

特に、音響や席配置、服装規定など複数の運営課題は、会員の集中力や当日の雰囲気に影響を及ぼした可能性があり、今後の例会運営において改善の余地が残されています。
しかしながら、厳しい状況下でも総会の体裁を維持し、必要な意思決定を予定通り完了させた点は、会員の基礎的な連携力の表れとも言えます。次年度以降に向けては、全会員へのさらなる理解浸透と、環境面の最適化を通じて、より高い一体感の醸成を図る必要があります。

【対外目的】

　なし

＜対外アンケート＞

　なし

【対外目的全体の検証】

　なし

■実施上の問題点と対策

【予算上の問題点】

（問題1）なし

（対策1）なし

【参加推進上の問題点】

（問題1）事前に「欠席」と回答していた会員が、当日急遽参加するケースがあり、直前の運営に混乱を招いた。出欠確認が単なる出席可否の確認にとどまっており、総会への主体的な関与意識を高めるための仕組みが十分とは言えなかった。

（対策1）総会の前日を目安として、各委員長を通じた再度の出欠確認を行う運用を導入する。これにより、会員一人ひとりに参加の意義を改めて意識してもらうとともに、急な変更への備えを強化したい。

【設営上の問題点】

（問題1）当日使用したBluetoothスピーカーは、15分間操作がないと自動的にスリープする仕様であったため、総会の開始前に動作確認をする工夫をしていたが、総会の開始が遅れたことによりスピーカーがスリープ状態となり、国歌斉唱時に音が出ないトラブルが発生した。機材自体は利便性が高かったが、設定確認や事前準備の徹底が不十分であったことが原因である。

（対策1）今後はスリープ機能のない機材を選定するか、コンセント給電式の安定した機材を使用する。また、会場に備え付けられている音響設備の活用も検討し、音響面でのリスク分散を図っていきたい。

（問題2）新年度執行部は本年度議案の採決に入るまで、委員会側の席に着席するという席配置について、十分に理解できておらず、総会開始前に席配置を検討しなければならないという混乱が発生した。

（対策2）席配置は視覚的な資料として図示のうえ全体に共有する。移動のタイミングや導線についても、事前の説明やリハーサル時の確認を通じて、共通理解の形成に努めたい。

（問題3）各資料が文字情報中心で構成されていたため、初めて設営に当たる会員にとって、現場の状況や設営の意図が把握しづらい面があった。過年度資料や経験者の記憶だけでは、十分に補完できない情報が存在していたと考えられる。

（対策3）今後は、資料に現場写真や図解を加えるなど、視覚的な情報補完を行うことで、理解を促進する仕組みを整えていきたい。

（問題4）スローガン旗のデザイン進行において、主導者が不明確であったことや、承認フローの曖昧さにより、一部の作業が停滞した。新体制の始まりという状況下で、経験不足や判断の不安も重なり、進行の遅れにつながった可能性がある。

（対策4）スローガン旗に限らず、デザイン業務に関しては事務局が主導してスケジュールと承認プロセスを事前に整理し、関係者へ共有する体制を構築する。これにより、担当者が迷わず進められる環境づくりを目指したい。

（問題5）本年は資料の電子化が進んだ一方で、左右余白の幅が統一されておらず、紙資料に比べて目立つ結果となり、閲覧者によっては「読みにくい」「整っていない」といった印象を抱くケースがあった。

（対策5）資料作成時には電子資料ならではの読みづらさや、気になる点にも配慮する。

（問題6）例年は誤記が少ないとされる「次第」の部分において、今回は誤記が発生した。この部分は慣例的にチェックが甘くなりやすく、ダブルチェックを行っていても、形式的な確認作業にとどまっていたことが原因と考えられる。

（対策6）今後は形式的なダブルチェックではなく、「誤記が起きにくい」とされる箇所こそ、より慎重な確認とする。

（問題7）理事長および直前理事長による総会上程時の発言内容に関して、台本が用意されておらず、リハーサル段階で急遽、司会者台本を共有するなど対応したが、進行のテンポや会の印象に影響を与えるおそれがあった。

（対策7）発言の要点を簡潔にまとめた台本を事前に作成し、事前に共有したうえで、演台に設置しておく。リハーサルでも実際の台本を用いて練習を行い、発言の統一と進行の安定を図る。特に理事長と直前理事長の発言は会の印象を左右するため、準備が必要である。

(問題8)資料の電子配信に関して、それぞれの通信端末に依存する形となることから、参加者に対してWi-fiの案内など、配慮が必要だった。

(対策8)開会前のスライドに表示しておくなど、会場の環境に合った案内が必要である。

【運営上の問題点】

（問題1）事前に「欠席」と回答していた会員が、当日になって急遽参加したことにより、委任状の確認や出席数の把握が例会開始直前に集中し、現場に混乱が生じた。準備が整っているという前提が崩れたこともあり、精神的な焦りも大きかった。

（対策1）総会直前までに再度出欠確認を徹底し、当日変更が生じた場合にも迅速に対応できるよう、連絡手段や対応責任者を明確にしておく。事務局と委員長が連携を取り、柔軟な対応体制を整えることが求められる。

（問題2）ジャケットやネクタイの着用を求めるドレスコードが守られていない会員がいたことにより、対応方針が一貫せず、一度は退室を求めた後で出席を許可する場面も見られた。

（対策2）ドレスコードのばらつきは、総会の緊張感欠如につながる可能性があるため、各委員長から委員への前日アナウンスを依頼することで、確実なドレスコード遵守へとつなげる。

（問題3）参加会員の遅刻により総会の開始時刻が遅れた。当該会員からは、定刻通りに到着するという報告を受けていたため、出席を優先する判断を取ったが、結果として遅刻となり、進行全体のテンポが崩れ、他の会員に不安与える結果となった。

（対策3）開始5分前にドアを閉じ、原則入退室を認めないこととする。そのことについて、前日に改めて、各委員長から委員へのアナウンスを依頼することで、確実な会進行を実現する。

（問題4）子ども連れの参加という想定外のケースが発生したが、明確な対応方針が定められていなかったため、一度はその場で退室を依頼することとなり、最終的には担当副理事長の判断を仰ぎ、子ども連れでの出席という形となった。

（対策4）今後も予期せぬ参加形態が想定されるため、子ども連れや付き添いが必要な場合は、前日に各委員長への依頼の中でできる限り把握できるようにし、状況に応じて担当者間で共有しておく。多様な会員へ柔軟な対応が可能となるよう可能な限り対応をする。

（問題5）総会中に想定外のケースが発生した際、誰が最終判断を行うのかが明確でなく、対応の遅れが生じる可能性があった。結果的には現場で柔軟に対応できたが、偶発的な対応に依存した体制であった。

（対策5）想定外のケース発生時は、「一次判断：委員長」「二次判断：副理事長」「三次判断：執行部」と段階的な体制を明文化する。場合によっては会の一時中断や休憩を挟むことも想定し、事前に共有しておく。

【運動上の問題点】

（問題1）なし

（対策1）なし

7．参加人数

（結果）

（対内）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 (単位：名)

	執行部	ﾌﾞﾗﾝ ﾃﾞｨﾝｸﾞ	地域 活性化	70周年 記念	渉外	事務局	全体	研修生
対象数	8	4	6	6	5	6	35	2
出席数	8	4	4	4	5	5	30	1
出席率	100%	100%	67%	67%	100%	83%	86%	50%

正会員 35名＋卒業生1名　委任状提出5名

研修生2名

メンバー出席者一覧

（対外）なし

8．広報戦略

（結果）

01

・総会の各事項を本議案審議可決後、現役メンバーおよび賛助会員、卒業生のうち2024年度の執行部卒業生へ向けて定発をメールにて送付し、出欠、委任状の提出状況の確認を適時行いました。

・事業終了後、WEBサイト、SNS、メールマガジンにて情報を発信しました。

02

いつ	なにを
12月09日（月）	定発をメールで送付
01月17日（金）	SNSにて審議可決事項を発信
01月17日（金）	WEBサイトにて審議可決事項を発信
02月13日（木）	メールマガジンにて審議可決事項を発信

03

広報媒体　定発 SNS

9．次年度への提言

【予算面】

なし

【参加推進面】

1.出欠確認を単なる出席可否の事務連絡とするのではなく、総会直前には、各委員長から再度出欠確認を行う。

【設営面】

1.スリープ機能を持たないスピーカーや、コンセント給電式の音響機器を選定し、会場に備え付けられている音響設備の活用も含め、安定した音響環境の確保を図る。

2.執行部の席配置については、理事会時などに視覚化された配置図を作成して共有する。移動のタイミングや導線もあわせて伝え、当日の混乱を防止する。

3.議案作成に際しては、文字情報だけでなく写真や図を取り入れ、会場レイアウトや配置が視覚的に伝わるように工夫する。特に新入会員や初めて運営に関わる会員でも理解しやすい資料づくりを心がけたい。

4.スローガン旗のデザイン業務に関しては、事務局が主体的にスケジュールと承認プロセスを明示し、進行管理における停滞を防ぐ体制を構築する。事前説明と関係者間での情報共有も重要である。

5.電子資料の作成にあたっては、電子資料ならではの読みづらさが発生する。視認性を確保し、読み手に配慮した資料づくりを徹底したい。

6.「次第」など通常ミスが少ないとされる部分においても、あえて丁寧なチェックを行う意識を持ちたい。

7.理事長および直前理事長の発言内容については、あらかじめ要点を押さえた台本を作成し、リハーサルでも活用する。内容の統一と進行の円滑化を図り、会の印象形成における質の向上につなげたい。

8.電子資料を用意する場合、それぞれの通信端末に依存することとなるため、通信料に対する配慮として、Wi-fiの案内をするようにしたい。

【運営面】

1.出欠確認は総会直前まで実施し、急な変更にも柔軟に対応できるよう、委員長と事務局との連携体制を強化する。

2.ドレスコード違反が発生しないよう、総会前日に各委員長へドレスコードに関する委員へのアナウンスを依頼し、ドレスコード違反が発生しない状況へつなげていく。

3.遅刻者が発生しないよう、総会前日に各委員長へ総会開始時間に関する委員へのアナウンスを依頼し、遅刻者が発生しない状況へつなげていく。

4.子ども連れや付き添いなどの参加ケースへの対応は、総会前日までに事前に把握し、対応策を検討する必要があるため、各委員長へ委員の参加時の状況確認を依頼することで、柔軟な対応を検討することが必要である。

5.想定外の状況についての判断については、「一次判断：委員長」「二次判断：副理事長」「三次判断：執行部」とする段階的な対応体制を明文化し、必要に応じて中断や休憩を挟むことも想定に含めておく。

【運動面】

なし

10．事務局長所見

新体制の始まりとなる通常総会は、単なる手続きではなく、四日市青年会議所の一年を方向づける重要な場でした。議案の作成や総会運営を通じて、私たちは組織としての課題や可能性を改めて実感し、特に委員会メンバー一人ひとりが自らの役割を理解し、能動的に行動する姿勢が芽生えたことは大きな成長の証でした。

限られた人数の中で「何ができるのか」を考え抜いた経験は、単に業務をこなすだけでなく、「何をやらないか」を見極める判断力を育む機会となり、事務局としても効率的かつ効果的な運営を模索する文化が根付きつつあります。役職を超えて意見を交わす機会も増え、チームとしての一体感が醸成されたことも、事務局の進化の一端です。

また、2025年度理事長が掲げる「変わったのではない、変えたのだと誇れる未来へ」という言葉のように、四日市青年会議所の運動は受け身ではなく、能動的に未来を創るものであるべきです。小さな一歩であっても、今の私たちにとってより良い運動を続けていくことが、やがて確かな変化へとつながるはずです。

この総会が、未来を誇れるものにするための第一歩となることを願い、事務局としてこれからも支えていきたいと思います。

11．前回の上程より、

ブラッシュアップした点

・【運営上の問題点】対策4の「スタッフ」という表現を「担当者」と改めました。

・「設営上の問題点」「設営面」にWi-fiの案内について記載しました。

12．		決算総額	＜委員会事業費＞ 予算額0円 決算額0円 ＜本会計＞ 予算総額47,900円 決算総額47,900円		収支決算報告書、収益費用明細書（委員会事業費） 収支決算報告書、収益費用明細書（本会計）
13．		引用著作物の有無	なし
14．		対外配付資料の 有無	なし	公益性の有無		なし		公益事業目的該当番号
15．審議対象資料					16．参考資料
1）	収支決算報告書、収益費用明細書（委員会事業費）				1）		委員会基本方針　　年間事業概要
					2）		第125回通常総会次第
					3）		第125回通常総会議事録
					4）		収支決算報告書、収益費用明細書（本会計）
					5）		支払企業一覧表
					6）		請求書 1四日市市地場産業振興センター会場費 2四日市市地場産業振興センター設営費
					7）		領収書 1四日市市地場産業振興センター会場費 2四日市市地場産業振興センター設営費
					8）		四日市市公共施設使用許可申請書
					9）		司会者台本、タイムスケジュール
					10）		メンバー出席者一覧
					11）		定発
					12)		実施による工夫と得られる効果の検証（一覧）
					13)		個人行動表
					14)		当初の着席イメージ
					15)		席札

前回までの流れ（意見と対応）

　

●

第4回正副理事長会議

●

開催日

2025年

03月

21日

（金曜日）

意見1：	欠席した方がいるにも関わらず、【事業目的に達しなかった点】がなしでよろしかったでしょうか。(目的が「全会員の気持ち…」と記載がある以上、委任状があったとはいえ、欠席者が意欲を高めることができたのかは気になります。)対内目的全体の検証も一緒です。
対応1：	【事業目的に達した点】【事業目的に達しなかった点】【対内目的全体の検証】を修正しました。
意見2：	対策5はまずは委員会、委員長で検証してからではないでしょうか。
対応2：	委員長の一次判断からはじまるように修正しました。
意見3：	次年度への提言　参加推進面　最後の「し」が誤字なので削除すること。
対応3：	文末の「し」を削除しました。
意見4：	同上　実施上の問題と対策が、次年度への提言とリンクしていないのは何故でしょうか。
対応4：	リンクするように修正しました。
意見5：	タイトルが「…の件」となっているが「…に関する件」に修正してください。
対応5：	ご指摘の通り、タイトルを修正しました。
意見6：	事務局長所見には委員会メンバーにどんな成長が見られたか、事務局全体でなにか変化があったかを書いて欲しい。
対応6：	事務局長所見に、メンバーと事務局全体にどんな変化があったのかを加えました。
意見7：	問題と対策が明確ではない。想定外のケースに対応するという話になってはいるが、例えば、実際に起った子連れに対しての対策にはなっていない。実際に起ったことに関して、どうすればよかったかを記載する必要がある。
対応7：	柔軟な対応ができるようにする必要があると修正しました。

●

4月度理事会

●

開催日

2025年

04月

03日

（金曜日）

協議

意見1：	実施上の問題点と対策の運営上の問題点において、問題4の文中にスタッフという表現にした意図を教えてください。
対応1：	カジュアルな印象もありますので、「担当者」といたします。

●

第5回正副理事長会議

●

開催日

2025年

04月

16日

（水曜日）

意見1：	電子配信は良い取り組みだったが、通信料についての視点での配慮についてあるとよい（Wi-Fiの案内）
対応1：	「設営上の問題点」「設営面」にWi-fiの案内について記載しました。

●

5月度理事会

●

開催日

2025年

04月

25日

（金曜日）

審議

意見1：

対応1：

●議案上程スケジュール

	事業計画　・　予算					事業報告　・　決算
	月	諸会議名	開催日時	議事		月	諸会議名	開催日時	議事
●	10月	第二回予定者会議	2024年10月23日	協議	●	4月	4月度理事会	2025年04月03日	協議
●	11月	第三回予定者会議	2024年11月22日	審議	●	4月	5月度理事会	2025年04月25日	審議