5月度例会(案)に関する件

協議

 

 

ファイル名

shu01rk02

事業名

5月度例会

テーマ

創立70周年記念式典

委員会名

70周年記念委員会

委員長名

早川 諒

文書作成者役職

委員長

文書作成者氏名

早川 諒

議案上程日

20250104

確認日

20241227

事業要項(企画)

 

1.実施に至る背景

四日市青年会議所は、いつの時代も地域の発展を願い地域と共に歩み続けてきました。今後も時代の変化に対応し地域に貢献し続ける団体として、皆様とのつながりの大切さを再認識するとともに、さらに強固な絆を築いていかなければなりません。これまでの感謝を伝え、今後の運動へも賛同を得られる機会が必要であると考え、本事業を立案いたします。

2.目的

【対内】

今後も地域の発展に貢献する意欲を高めていただくことを目的とします。

【対外】

今後の四日市青年会議所運動へも賛同していただくことを目的とします。

3.連携する外部/

内部パートナー種別

各種団体、四日市JCシニアクラブ

4.実施日と実施前後のスケジュール

■実施日

2025515日(木)133016451330受付開始 1430式典開始)

 

■実施前後のスケジュール

いつ

どこで

なにを

202535日(水)

3月度理事会

審議可決

20253月上旬

ルーム

委員会開催

20253月中旬

 

案内状の送付、定発の配信

2025331日(月)

 

現役会員の出欠返信期限

202544日(金)

 

来訪者の出欠返信状況の確認

20254月上旬

ルーム

委員会開催

2025414日(月)

 

来訪者への出欠返信の促し

2025415日(火)

 

来訪者出欠返信期限

2025417日(木)

四日市市文化会館

4月度例会にて例会、事業PR

20254月下旬

 

出欠未返信者へ連絡/再集計

20255月中旬

ルーム

委員会開催

5.実施場所

【実施場所】

四日市市文化会館 第1ホール(会場選定理由書

510-0075

三重県四日市市安島2丁目5-3

TEL059-354-4501 FAX059-354-4093

https://yonbun.com/

 

【ドレスコード】

ビジネス・JCバッジ・ネームプレート

(公益社団法人日本青年会議所 服装規定 ドレスコード)2024年度資料より抜粋

6.事業内容

 (目的達成のための手法)

記念式典タイムスケジュール 会場図 式次第 看板

 

■具体的手法

・当日は午前9時から会場準備を行い、駐車場から第1ホールまでの動線や受付、ホール内の案内表示など、細部まで丁寧に確認を行います。

12時より対内向けにリハーサルを行い、全体の流れを確認します。また、依頼事項について改めてお伝えさせていただきます。(※理事長は13時からの四日市JCシニアクラブ総会に出席)

13時より対外向けにリハーサルを行います。対象の次第は、スポンサーJC感謝状・目録贈呈および雨港國際青年商會姉妹締結40周年調印式・記念品授与式とし、名古屋JC理事長と雨港國際青年商會會長にご参加いただきます。

現役会員は受付時間前までに受付を済ませ、それぞれの担い(委員会別役割分担)を行っていただきます。

・受付時間前に現役会員は会場に集合し、例会セレモニー(前半)を行います。

・執行部と受付担当で来賓の皆様をお迎えします。

※会場内において式典中、現役会員は禁煙とさせていただきますのでご了承ください。また、昼食は例会セレモニーの前までにお済ませください。

<実施組織>

委員会担当長:

副理事長・

70周年実行委員長

森山 陽介 君

総責任者:

70周年記念委員会

委員長

早川 諒 君

実行総括:

70周年記念委員会

副委員長

高茂 亮太 君

式典司会進行:

専務理事

蛭波 敬 君

アシスタント:

 

堀 もとこ 氏

受付総括:

事務局

 

受付補佐:

70周年記念委員会

 

PC担当:

事務局

 

PC担当補佐:

70周年記念委員会

 

カメラ撮影:

70周年記念委員会

 

ビデオカメラ撮影:

事務局

 

マイク担当:

70周年記念委員会

 

マイク補佐・誘導補佐:

地域活性化委員会

 

理事長挨拶時誘導:

地域活性化委員会

 

来賓・シニアクラブ会長挨拶時誘導:

地域活性化委員会

 

日本青年会議所代表者挨拶時誘導:

地域活性化委員会

 

雨港國際青年商會挨拶時誘導:

地域活性化委員会

 

来賓・来訪JC・四日市JCシニアクラブ会員受付:

70周年記念委員会

事務局

 

雨港國際青年商會受付及びアテンド:

渉外委員会

 

スポンサーJC感謝状・目録贈呈補佐:

事務局

 

調印式・記念品授与式配置転換、誘導、補佐:

渉外委員会

 

中長期ビジョン発表:

専務

蛭波 敬 君

副理事長

田中 俊太朗 君

副理事長

西田 真之 君

副理事長・

70周年実行委員長

森山 陽介 君

副理事長

清水 一輝 君

会場内誘導・後片付け:

ブランディング委員会

 

会場外誘導・後片付け:

地域活性化委員会

 

開会宣言:

副理事長

田中俊太朗 君

JCI Creed唱和:

副理事長

西田 真之 君

JCI MissionJCI Vision唱和:

副理事長・実行委員長

森山 陽介 君

JC宣言文朗読・綱領唱和:

副理事長

清水 一輝 君

スローガン唱和:

70周年記念委員会

委員長

早川 諒   君

閉会宣言:

副理事長

西田 真之 君

 

<タイムスケジュール>

記念式典タイムスケジュール

(創立70周年記念式典が開催される前に対内のみでセレモニーを行う。)

1.5月度例会受付(対内受付)

2.開会の辞

3.JCソング斉唱

4.JCI Creed唱和   動線セレモニー時)

5.JCI MissionJCI Vision唱和   動線(セレモニー時)

6.JC宣言文朗読並びに綱領唱和   動線(セレモニー時)

7.スローガン唱和   動線(セレモニー時)

8.70周年記念式典受付(対外)

9.物故者追悼

10.オープニング動画

11.開会宣言

12.国歌斉唱

13.JCソング斉唱

14.JCI Creed唱和   動線(セレモニー時)

15.JCI MissionJCI Vision唱和   動線(セレモニー時)

16.JC宣言文朗読並びに綱領唱和   動線(セレモニー時)

17.スローガン唱和   線(セレモニー時)

18.来賓紹介   動線(紹介時)

19.来訪青年会議所、雨港國際青年商會並びに四日市JCシニアクラブ会員紹介

20.理事長挨拶   動線(理事長挨拶時)

21.来賓祝辞   動線(挨拶時)

22.公益社団法人日本青年会議所代表者挨拶   動線(挨拶時)

23.雨港國際青年商會 會長挨拶   動線(挨拶時)

24.四日市JCシニアクラブ 会長挨拶   動線(挨拶時)

25.祝電披露

26.スポンサーJC 感謝状・目録贈呈

27.歴代理事長紹介

28.歴代理事長代表者挨拶

当日ご参加いただく歴代理事長のうち最年長者からご挨拶いただく。なお、出欠確認の時点で候補者を選定し、事前にご挨拶の依頼を行う。

29.雨港國際青年商會姉妹締結40周年調印式   (調印式時)

30.事業紹介   事業紹介流れ 2025-2029中長期ビジョン説明

創立65周年から創立70周年までの事業を振り返り、創立75周年に向け私たち一人ひとりが何をしなければならないのかを考えるきっかけとし、これからの運動につなげます。

■事業紹介 5

動画を用いて創立65周年から創立70周年までの活動内容を視覚的に分かりやすく伝え、四日市青年会議所が地域と共に歩んできた歴史を示します。

2025-2029中長期ビジョン説明 7

2025-2029中長期ビジョンについて、パワーポイントを用いて説明し、これからも四日市青年会議所が地域にとって必要な団体であることを認識していただきます。

31.閉会宣言

32.退場

式典終了後、四日市市文化会館から創立70周年記念祝賀会会場の都ホテル四日市4階伊勢の間へ移動します。

※例会で行われる3分間スピーチ出向者報告、報告・依頼事項、次回例会PRタイム、監事所見、閉会の辞創立70周年記念祝賀会終了後に執り行う。

 

創立70周年記念祝賀会終了後、電子アンケートを行います。

※対外アンケートの回収は退場時に出口付近にてアンケートQRコードを読み込んでいただき回答していただく流れとします。

対内アンケート 対外アンケート

 

■実施による工夫

@事前案内時からの住所変更、役職変更等がないか確認します。

A来訪していただく皆様へ出欠返信の促しを行う際は、当該来訪者と関係性のある現役会員へご依頼させていただきます。

B来訪していただく皆様に対し品格を持って対応する旨、現役会員へ周知徹底いたします。

C四日市市文化会館と事前に調整し、会場への案内に不備がないよう徹底するとともに、各所にメンバーを配置することで確実な誘導を行います。

D来賓受付には、来賓の方を良く知る現役会員を配置させていただきたいため、委員会担当の枠を越えて受付を依頼させていただきます。

Eオープニング動画を用いて、四日市青年会議所の歴史に触れつつ式典の開会を華やかなものとします。

F創立60周年記念式典の引継ぎ事項より、雨港國際青年商會に関する担当委員会を渉外委員会にお願いいたします。

G創立60周年記念式典の引継ぎ事項より、各委員会の役割を書面にまとめて、各委員会回りの際にご依頼させていただきます。

H各セクションの動線表を作成します。

I受付は来賓(公職関係)、来賓(報道関係)、来訪JC、四日市シニアクラブ会員に分けて行います。

■得られる効果

@確実な案内を実施します。

A普段から交流のある現役会員から参加を促すことで参加率向上の可能性が高まります。

B四日市青年会議所としての品格を示し、先輩方の立場にも配慮します。

C確実な案内を行うことで、会場設営の第一印象が良くなります。

D来賓の方が和やかな雰囲気でご参加いただけます。

E四日市青年会議所の歴史を視覚的に分かりやすく伝えることで70周年を迎えることをより強く印象付けるとともに、式典への期待感を高めます。

F連絡の行き違いがなくなり、正確な案内が可能となります。

G各委員会、各担当の役割をしっかりと把握していただくことにより、四日市青年会議所一丸となって創立70周年記念式典の成功を目指します。

H視覚的に動きを把握することで、確実な誘導を行います。

I来訪者を待たせるリスクが減り、スムーズな案内が可能となります。また、受付側の煩雑さを解消します。

■依頼事項

【仲野理事長】

・理事長挨拶、スポンサーJCへの感謝状・目録贈呈および写真撮影、調印式でのサイン、記念品授与式での記念品贈呈および写真撮影をお願いいたします。

・オープニング動画の撮影のご協力お願いいたします。

【田中副理事長】

開会の辞、開会宣言、中長期ビジョン発表をお願いいたします。

【西田副理事長】

・中長期ビジョン発表、閉会宣言をお願いいたします。

【森山副理事長】

・中長期ビジョン発表をお願いいたします。

【清水副理事長】

・中長期ビジョン発表をお願いいたします。

【蛭波専務理事】

・式典司会進行、中長期ビジョン発表をお願いいたします。

【野呂監事】

監事所見をお願いいたします。

執行部

・会場前にて、来訪者各位のお出迎え、お見送りをお願いいたします。

【各委員会】

<ブランディング委員会>

・式典会場内にて来訪者の誘導をお願いいたします。

・式典終了後、会場内の後片付けをお願いいたします。

<地域活性化委員会>

・式典中のマイク配置転換時の補佐をお願いいたします。

・理事長、来賓、四日市JCシニアクラブ会長、雨港雨港國際青年商會會長挨拶時、舞台袖で誘導をお願いいたします。

・会場外にて来訪者の誘導をお願いいたします。

・式典終了後、会場外の後片付けをお願いいたします。

・サポート委員会として、式典前のセレモニー、10時からの会場設営についてご協力をお願いたします。

<渉外委員会>

雨港國際青年商會受付及びアテンドをお願いいたします。

・調印式配置転換、誘導、補佐をお願いいたします。

<事務局>

・式典受付をお願いいたします。また、祝賀会受付も同時にお願いいたします。

・式典中のPC担当をお願いいたします。

・式典中のビデオカメラ担当をお願いいたします。

・スポンサーJC感謝状贈呈時に感謝状、目録の準備、補佐をお願いいたします。

【全会員】

・当日12時からのリハーサルにて全体の流れ、依頼事項について確認させていただきますので、ご参加のほどよろしくお願いいたします。

・参加者の出欠を促す場合、可能な限り、当該参加者と関係性のある現役会員へ依頼させていただきますので、ご協力のほどよろしくお願いいたします。また、動員依頼確認フォームの記入もお願いいたします。(動員結果スプレッドシートは当委員会のみ編集権限があるものとする。)

・当日は多くの対外の方にお越しいただきます。凛とした立ち振る舞い、姿勢でお迎えしていただきますようお願いいたします。

・当日は敷地内での喫煙は13時以降お控えください。

1342分から例会を開始しますので、各所でご協力いただいておりますが5分前までに一度会場にお戻りください。

7.対象者及び参加員数

来賓リスト 来訪JCリスト 定発(現役会員) 定発(四日市JCシニアクラブ会員)

 

50周年

結果

55周年

結果

60周年

結果

70周年

予定人数

70周年

対象人数

正会員

(賛助会員)

96

83

87

37

2社)

37

2社)

研修生

-

-

1

1

1

来賓(報道関係含む)

26

29

44

55

67

来訪JC

193

115

225

147

313

四日市JCシニア

クラブ会員

(歴代理事長)

94

-名)

65

25名)

88

32名)

100

40名)

471

46名)

雨港國際青年商會

37

15

14

10

25

合計

446

307

450

350

2社)

914

2社)

※対象者数は20241227日現在

※創立65周年記念式典は新型コロナウイルス感染症の影響により動画配信であったため、出席者人数の記載は省略。

 

来賓、来訪青年会議所、雨港國際青年商會、四日市JCシニアクラブ会員、現役会員に対し案内を送付して出欠の確認をします。

対内対象者返信期日 : 2025331日(月)

対外対象者返信期日 : 2025415日(火)

 

【出欠確認担当】

各委員会の皆様にご協力をいただき、各来訪者へ出欠のご確認をお願いします。

来賓 : 70周年記念委員会

来訪青年会議所 : 事務局

雨港國際青年商會 : 渉外委員会

四日市JCシニアクラブ会員 : ブランディング委員会、地域活性化委員会

出欠確認のご連絡を通じて、来訪者とコミュニケーションを取る良い機会になると考えております。各委員会のご協力をお願いします。

なお、出欠確認担当に関わらず、お声がけできるタイミングがありましたら積極的にコミュニケーションを取り、参加促進にご協力をお願いいたします。

 

【各発送資料】

招待状(来賓 来訪JC役員 来訪JC 雨港國際青年商會(中文入り) 四日市JCシニアクラブ会員

出欠返信ハガキ(来賓・来訪JC役員・来訪JC シニアクラブ会員

登録案内 登録用紙(LOM用) 登録用紙(東海地区用) 登録用紙(三重ブロック用)

祝辞原稿依頼文(来賓 来訪JC)、挨拶原稿依頼文(四日市JCシニアクラブ会員

祝辞依頼文来賓 来訪JC 雨港國際青年商會(中文入り) 

挨拶依頼文(四日市JCシニアクラブ会長

御礼状(一般 来訪JC役員 来訪JC 祝電一般 祝電JC関係

取材依頼文

8.広報戦略

01

審議可決後、現役会員・四日市JCシニアクラブ会員へ定発を配信、雨港國際青年商會へ招待状を配信、来賓・来訪JC・歴代理事長・四日市JCシニアクラブ会員に招待状を発送します。Google Formおよび返信用ハガキにて出欠を管理します。

02

広報スケジュール

いつ

なにを

 20253月中旬

【対内】定発を配信

【対外】招待状を発送

 2025414日(月)

来訪者への出欠返信の促し

20254月下旬

出欠未返信者へ連絡/再集計

03

広報媒体

定発

招待状(来賓 来訪JC役員 来訪JC 雨港國際青年商會(中文入り) 四日市JCシニアクラブ会員

出欠返信ハガキ(来賓・来訪JC役員・来訪JC シニアクラブ会員)  登録案内

登録用紙(LOM 三重BC 東海地区

取材依頼文

9.前回の上程より、

ブラッシュアップした点

初上程

 

10

予算総額

361,001

事業計画収支予算書へ

11

引用著作物の有無

12

対外配付資料の

有無

公益性の有無

公益事業目的該当番号

13.審議対象資料

14.参考資料

1

収益費用明細書・収益費用明細書

1

委員会基本方針 年間事業概要一覧表

2

見積企業一覧表

2

前年度からの引継事項 委員会 式典

見積書

1.四日市市文化会館 2.花屋のMiri

3.堀素子 4.日本郵政株式会社

5.日本郵政株式会社

6.フコク印刷工業有限会社

7-1〜3.株式社紺文デザイン

7-4〜6.株式会社紺文デザイン(渉外委員会)

8.北伊勢上野信用金庫

3

司会者台本

4

式次第

4

来賓リスト 来訪JCリスト 四日市JCシニアクラブ会員リスト

6

出欠返信ハガキ(来賓・来訪JC役員・来訪JC シニアクラブ会員)  登録案内

登録用紙(LOM 三重BC 東海地区

5

対外発送の流れ

7

祝辞原稿依頼文(来賓 来訪JC)、挨拶原稿依頼文(四日市JCシニアクラブ会長

6

事業紹介

8

祝辞依頼文(来賓 来訪JC 雨港國際青年商會(中文入り)

挨拶依頼文( 四日市JCシニアクラブ会長

7)

動線(開会・閉会宣言時 セレモニー時 理事長挨拶登壇時 紹介時 来賓来訪挨拶登壇時 調印

9

御礼状(一般 来訪JC役員 来訪JC 祝電一般 祝電JC関係

8)

公益社団法人日本青年会議所 服装規定 ドレスコード2024年度資料から抜粋)

10

取材依頼文

9

2025-2029中長期ビジョン

11

プログラム(表面 中紙 裏面

10

定発(正会員 賛助企業 研修生

12

会場看板

11

タイムスケジュール

13

感謝状サンプル

12

会場図

15

四日市JCシニアクラブ総会定発

四日市JCシニアクラブ会員

13

動員依頼確認フォーム

16

オープニング動画絵コンテ

14

動員依頼結果スプレッドシート

17

アシスタントプロフィール

 

 

18

調印式 覚書

 

 

19

調印式 スライドショー絵コンテ

 

 

20

招待状(来賓 来訪JC役員 来訪JC 雨港國際青年商會(中文入り) 四日市JCシニアクラブ会員

 

 

21

会場選定理由書

 

 

 

前回までの流れ(意見と対応)

 

1回正副理事長会議

 

開催日

2024

12

18

(水曜日)

協議

 

意見1

背景や目的の文章量を精査するとさらに読みやすくなりますので、一考してください。

対応1

背景目的の文章量を減らして読みやすくなるように修正いたしました。

意見2

背景の課題は歴史を学べていないこと、地域とのつながりが少ないことが課題でしょうか。

対応2

四日市青年会議所と関わりがある方とつながりが少ないわけではなく、つながりをさらに深める必要があることがこれからの青年会議所の課題となります。背景をそのように修正いたしました。

意見3

背景に感謝と決意を表明するとありますが、手法にあたりますので一考してください。

対応3

背景に手法が入らないように修正いたしました。

意見4

例会として取り扱うのであれば、どのような学びが必要だから開催する必要があるのか記載してはいかがでしょうか。

対応4

四日市青年会議所と関わりがある方々から賛同が得られるために会員として例会と向き合うことが必要ですので、そのことがわかるように修正いたしました。

意見5

実施前後のスケジュールにある場所は正式名称で記載してください。

対応5

開催場所が正式名称となるように修正いたしました。

意見6

スポンサーJCへの目録贈呈はないのでしょうか。

対応6

スポンサーJCへの目録贈呈は必要ですので、タイムスケジュール等に追記いたしました。

意見7

四日市JCシニアクラブ総会の案内はメールで行い、式典及び祝賀会の案内は郵送するといった認識でよろしいでしょうか。

対応7

その認識で合っております。また、四日市JCシニアクラブ会員への郵送は四日市JCシニアクラブ会計から支出していただきます。

意見8

実施による工夫に記載があるように対外の出欠確認を各委員会に依頼するのであれば依頼事項に記載してください。

対応8

依頼事項に全会員に向けて対外出欠に関わる部分を追記いたしました。

意見9

雨港國際青年商會との調印式では記念品交換は行わないのでしょうか。

対応9

渉外委員会に確認したところ、雨港國際青年商會との調印式にて記念品交換を行う予定はありません。

意見10

出向者報告や報告・依頼事項は祝賀会で対外が退出したあとのタイムスケジュールに入れてはいかがでしょうか。

対応10

例会で行われるセレモニーを70周年記念式典が開催される前に追記し、出向者報告等は5月度事業内で行う流れで追記いたしました。

意見11

定発や各招待状等にシンボルマークを記載してはいかがでしょうか。

対応11

定発や招待状にシンボルマークを追記いたしました。また、四日市JCシニアクラブ総会につきましては、四日市JCシニアクラブに関する内容ですので、シンボルマークは添付しておりません。

意見12

登録用紙にある前年度までの特筆すべき役職はないかと思いますので削除してください。

対応12

特筆すべき役職はありませんので、削除いたしました。

意見13

創立70周年記念式典の内容を動画撮影する予定はありませんでしょうか。

対応13

創立70周年記念式典の内容を事務局にビデオカメラにて撮影していただきます。

意見14

オープニング動画等の撮影に関わる方への依頼事項は記載しなくてもよかったでしょうか。

対応14

オープニング動画にて理事長にご協力いただく内容がありますのでその旨を追記し、依頼事項に追記いたしました。

意見15

ドレスコードの服装規定リンクが飛んでいません。

対応15

ドレスコードの服装規定リンクを議案本文、参考資料等に追記いたしました。

意見16

タイムスケジュールにある役職や敬称は正しく記載してください。

対応16

タイムスケジュール等にある役職、敬称を見直して修正いたしました。

意見17

対外発送の流れ(2)にAが続いているので修正してください。

対応17

対外発送の流れの通し番号が正しくなるように修正いたしました。

意見18

依頼事項は細かく記載しておくと管理がしやすいので細かく記載してください。

対応18

皆様へ依頼させていただく内容を改めて見直し、依頼事項に追記いたしました。

意見19

審議対象資料と参考資料を添付する場所を精査してください。

対応19

審議対象資料と参考資料を添付する場所を見直して正しい場所へ記載されるように修正いたしました。

意見20

収益費用明細書の書式が変わっているので正しく表記してください。

対応20

収益費用明細書のフォーマットが崩れていたので正しいフォーマットになるように修正いたしました。

意見21

リハーサルでも会場を使用するのであればその旨を記載してください。

対応21

リハーサル等で会場を使用しますので、その旨がわかるように収益費用明細書に追記いたしました。

意見22

見積書にある収益費用明細書とつながるナンバリングは正しく表記してください。

対応22

見積書に記載があるナンバリングが収益費用明細書の細目とつながるように修正いたしました。

意見23

各資料のデータ名は英数字で記載してください。

対応23

各資料のデータ名を見直し、英数字となるように修正いたしました。

 

1月度理事会

 

開催日

2025

01

04

(土曜日)

協議

 

意見1

 

対応1

 

 

2回正副理事長会議

 

開催日

2025

01

16

(木曜日)

協議

 

意見1

 

対応1

 

 

2月度理事会

 

開催日

2025

02

06

(木曜日)

協議

 

意見1

 

対応1

 

 

3回正副理事長会議

 

開催日

2025

02

20

(木曜日)

審議

 

意見1

 

対応1

 

 

3月度理事会

 

開催日

2025

03

05

(水曜日)

審議

 

意見1

 

対応1

 

 

●議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

諸会議名

開催日時

議事

 

諸会議名

開催日時

議事

1

1月度理事会

20250104

協議

7

7月度理事会

20250703

協議

2

2月度理事会

20250206

協議

7

8月度理事会

20250730

審議

3

3月度理事会

20250305

審議